EINFÜHRUNG EINES DOKUMENTENMANAGEMENTSYSTEMS (DMS)
Das Projekt
In diesem Projekt geht es um die Einführung von einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). QFINITY übernimmt dabei die kombinierte Rolle des Projektleiters und des Validierungsleiters.
Mit der Unterstützung von QFINITY wurde eine Systemauswahl durchgeführt, die die Anforderungen aller Bereiche (unternehmensweit) aber auch den Einbezug in den Auswahlprozess (User Akzeptanz) sicherstellt. Basis war ein zuvor erstelltes, unternehmensweites Lastenheft. Durch ein klar bewertetes Auswahlsystem wurde sich für einen Dienstleister entschieden (Okt. 2023) und das Projekt für eine phasenweise Implementierung aufgesetzt. Ziel war die Verkürzung von Freigabelaufzeiten, Aufbau einer Kollaborationsplattform mit zentralem Zugang zu allen Dokumenten im Unternehmen, inkl. Validierung, Nutzung von elektronischen Unterschriften, Volltextsuche, Workflow-Unterstützung und der Möglichkeit des langfristigen Aufbaus weiterer Lösungen.
In Phase 1 wurde ein Prototyp für ein konkretes Set an Dokumenten (Entwicklungsdokumentation) eingeführt und im August 2024 live gesetzt.
Aktuell befindet sich das Projekt in der Phase 2, in der das alte DMS abgelöst wird, welches vor allem SOP und deren Leseverstehen abgebildet hat. Vorlagenmanagement und spezielle Themen um das Leseverstehen können nun zusätzlich abgebildet werden.
Nach der geplanten Produktivsetzung in 2025 werden dann sukzessive weitere Dokumenttypen eingeführt.
Das Ziel
Das Ziel des Projektes zur Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) besteht in der vollständigen Ablösung und Modernisierung aller papierbasierten sowie einfach elektronisch verwalteten Dokumente. Dies umfasst die Migration von Dokumenten aus dem bestehenden Intranet, einem veralteten SOP-Managementsystem und dem bisherigen System zum Leseverstehen. Im Rahmen des Projektes wird ein zentrales und modernes DMS eingeführt, das die Verwaltung, Nachverfolgbarkeit und Aktualisierung von Dokumenten erheblich verbessert.
Ziel ist es, eine einheitliche und nutzerfreundliche Plattform bereitzustellen, die den Zugriff auf Dokumente erleichtert, Prozesse automatisiert und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen sicherstellt. Das neue System soll darüber hinaus sicherstellen, dass Dokumente revisionssicher gespeichert und Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden, indem papiergebundene Abläufe reduziert und elektronische Dokumentenprozesse optimiert werden. Durch die Einführung des DMS wird eine verbesserte Transparenz, Konsistenz und Verfügbarkeit von Dokumenten gewährleistet, was zu einer erhöhten Produktivität und einer stärkeren Einhaltung von Compliance-Vorgaben führt.
Noch Fragen zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystem?
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